Что такое проект: полное руководство

Проект - это не просто термин из мира бизнеса и менеджмента. Проекты окружают нас в повседневной жизни, даже если мы не всегда осознаем это. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое проект, чем он отличается от задач и процессов, какие бывают типы проектов и как ими управлять.

Существует классическое определение проекта из менеджмента: проект - это временная деятельность, направленная на достижение конкретного результата.

Ключевые элементы проекта:

• Цель - что необходимо получить в итоге.
• Сроки - когда результат должен быть готов.
• Ресурсы - что необходимо для выполнения.

Проекты часто путают с задачами и процессами. Давайте разберемся в чем разница:

• Задача - это короткий этап, один шаг внутри проекта, который можно выполнить за один присест. Например, поменять лампочку на кухне - это задача.
• Процесс - это регулярная, повторяющаяся деятельность. Например, регулярно готовить завтрак - это процесс. Вы встаете по утрам, делаете овсянку с омлетом, завариваете кофе.
• Проект - это набор конкретных шагов, задач и ресурсов, которые нужны для достижения цели. Например, сделать на кухне ремонт - это проект.

То, что является процессом для одних, может быть проектом или задачей для других.

Примеры из жизни

Рассмотрим два примера, чтобы лучше понять, как работает проектный подход.

Пример 1: Петя и ремонт спальни

Петя затеял ремонт спальни без плана. Купил краску для стен, дома осознал, что сначала нужно избавиться от старых обоев. Начал их снимать, устал, остановился на середине и решил отложить на потом, а пока заняться полом. Заказал ламинат, но стелить его пока нельзя - надо разобрать и вынести мебель, а инструментов нет. Через неделю Петя купил красивую люстру, но вспомнил, что сначала надо покрасить потолок. Пошел за кисточкой в магазин, отвлекся на распродажу и купил новые обои, забыв про потолок и кисточку. Так прошел месяц. В комнате куча стройматериалов и хаос, в котором сложно жить.

Пример 2: Миша и ремонт спальни

Миша подошел к ремонту как к проекту: составил подробный план, определил бюджет, установил сроки и разбил работу на этапы. Он на старте определил, что сделает сам, а что проще будет поручить специалистам. Миша выполнял проект поэтапно: закупился в гипермаркете по списку, выделил целый день на то, чтобы освободить комнату и вынести мебель, сам снял старые обои, а покраску стен и потолка доверил рабочим, которых заранее нашел через знакомых.

Как видно из примеров, проектный подход позволяет избежать хаоса и эффективно достигать поставленных целей.

Как пользоваться преимуществами проектного подхода в повседневной жизни

Вы тоже можете пользоваться преимуществами проектного подхода и минимизировать хаос в своей жизни. Для этого необходимо:

• Выделить проект среди рутинных дел. Для примера представьте, что вам нужно организовать свой день рождения в домашней обстановке с друзьями, без спешки и чтобы все остались довольны. Это вполне себе проект - создаем его в планировщике или выписываем на лист бумаги.
• Сформулировать цель (можно воспользоваться техникой SMART). Например, вместо «отметить день рождения» пишем «организовать домашний праздник 15 марта на 10 человек в бюджете 30 тыс. рублей».
• Разбить проект на этапы. Составьте список задач для каждого этапа.
• Контролировать процесс (но в меру). Следить за ходом выполнения проекта, ставьте галочки, актуализируйте списки. Но не зацикливайтесь слишком на мелочах и не тратьте много времени на сам процесс отслеживания.

Основные понятия проектной деятельности

Проект - это комплекс действий, направленных на получение запланированного результата с учетом установленных сроков и ограниченных ресурсов.

При управлении проектом используют те знания, умения, инструменты и методы, которые необходимы для выполнения конкретных задач по требованиям заказчика.

Программа - это группа связанных проектов, которые реализуются для достижения одной большой цели с общими ограничениями. Проекты в программе влияют друг на друга. Результат одного проекта важен для выполнения другого. Поэтому для достижения цели программы нужно закончить все содержащиеся в ней проекты. Управление программой - это организация и координация работы для достижения цели.

Портфель проектов - это совокупность проектов, объединенных для достижения стратегических целей организации. Проекты в портфеле не связаны между собой, поэтому их можно легко заменять с учетом целей и задач университета. Управление портфелем проектов - это централизованное управление одним или несколькими портфелями проектов для достижения конкретных стратегических целей. В ходе такого управления определяются, оцениваются, одобряются проекты и другие виды работ. Осуществляется руководство и контроль над ними.

Управление проектами: от идеи до реализации

Стратегический проект - это проект, который направлен на достижение определенной стратегической цели университета. Такой проект считают одним из ключевых инструментов стратегического управления, обеспечивающих реализацию стратегии в долгосрочной перспективе.

Цель проекта и принципы SMART

Проект ведется для получения желаемого результата, который можно описать цифрами и словами.

Для формулирования целей проекта обычно используются принципы SMART. Согласно принципам SMART, правильно поставленная цель должна соответствовать 5 критериям:

• Specific (Конкретная): Понятная. Показывать, какие полезные изменения произойдут после реализации проекта
• Measurable (Измеримая): Содержать количественные показатели для контроля результата
• Attainable (Достижимая): Соответствовать тому, что могут сделать исполнители проекта, и укладываться в бюджет
• Relevant (Актуальная): Помогать в достижении стратегических целей организации
• Time framed (Ограниченная по времени): Иметь конечный срок выполнения

Цель проекта не меняется во время всего проекта.

Результат проекта - это измеримый результат в виде нового продукта, услуги, технологии, методики, решения:

• технология
• база данных
• образовательная программа
• алгоритм
• цифровой сервис
• прибор

Каждый проект нацелен на достижение определенного результата. Важными признаками проекта являются:

• Уникальность или инновационность результата
• Наличие цели: Цель должна быть понятная, измеримая, достижимая, актуальная, ограниченная по времени
• Наличие и ограниченность ресурсов: Финансовых и др.
• Наличие команды для реализации проекта

Проектные ограничения

Есть разные типы проектных ограничений, и они бывают связаны между собой. Задача руководителя проекта - поддерживать баланс между ними.

Ограничения могут быть установлены на разные параметры проекта:

• длительность или конечная дата
• бюджет
• доступность ресурсов
• допустимый уровень риска
• потенциальные социальные и экологические последствия
• законы, правила и другие документы

Важно следить, чтобы результаты проекта соответствовали требованиям и ограничениям по содержанию, качеству, срокам, затратам. Изменение одного из ограничений может трансформировать другие и оказывать влияние на решения, которые принимаются в ходе проекта.

Типология проектов

Чтобы лучше управлять проектами, их делят на разные типы. От типа проекта зависит, к какому портфелю проектов он относится, кто его координирует и какой Департамент за него отвечает. Зная тип проекта, руководитель может лучше определить его цели и содержание. Тип проекта влияет на результат.

По принадлежности:

• образовательный
• научный
• инновационный
• молодежный

Для достижения целей политик:

• проект для развития человеческого капитала
• кампусный / инфраструктурный проект
• в области открытых данных
• финансовый
• организационный

По степени новизны и изменений:

• Оптимизационные: Проекты, которые позволяют создавать те же продукты или услуги Университета, но более качественно и выгодно. Цель - закрывать потребности заказчика с меньшими затратами для университета. Оптимизационные проекты требуют создания и использования знаний, правил, процедур, лучших практик для улучшения продуктов или услуг. Они обычно применяются в каком-то одном департаменте Университета и не масштабируются на всю организацию.
• Трансформационные: Проекты, которые направлены на то, чтобы лучше использовать возможности, имеющиеся у организации. Цель - повысить результативность и эффективность работы организации. Трансформационные проекты требуют больших изменений в текущих процессах, бизнес-моделях, организации работы, продуктах и т. д. Позволяют организации сильно вырасти.
• Прорывные: Цель - выход на новый рынок или создание нового конкурентного продукта / технологии.

По формату результата:

• Продуктовые: Дают продукт или услугу, которые сейчас необходимы рынку или внутренним заказчикам.
• Организационные: Обеспечивают изменение внутренних процессов, технологий, организации работы и т. п. для повышения эффективности или создания новой ценности.

По типам мероприятий:

• Подготовка кадров для приоритетных направлений научно-технологического развития.
• Прорывные исследования и разработки, получение РИД (результатов интеллектуальной деятельности).
• Продажа РИД, трансфер технологий, создание технопарков и бизнес-инкубаторов для студентов.
• Новые образовательные программы для научно-технологического развития.
• Образование в сетевой форме, творческие и социально-гуманитарные проекты.
• Материально-технические условия, включая обновление приборной базы университетов.
• Кадровый потенциал системы высшего образования и науки.
• Академическая мобильность научно-педагогических работников и студентов.
• Исследовательская работа в магистратуре, аспирантуре и докторантуре.
• Продвижение образовательных программ и результатов исследований и разработок.
• Привлечение иностранных студентов и помощь им в трудоустройстве в России.
• Помощь в трудоустройстве выпускников в секторе исследований и разработок и высокотехнологичных отраслях экономики.
• Цифровая трансформация.
• Поддержка студентов и вовлечение их в исследования и разработки, социально-ориентированные проекты.
• Тиражирование лучших практик Университета.
• Поддержка молодых научно-педагогических работников.

Цели политик и стратегических проектов не взаимоисключают друг друга. Проект может одновременно соответствовать целям стратегических проектов и политик. Пример: разработка нового продукта может отвечать целям стратегического проекта «Биодизайн» и научно-исследовательской политики.

Жизненный цикл проекта

Проекты делятся на этапы в зависимости от организационных целей. Этапы проекта идут по порядку, у них есть начало и конец, они используют данные для получения результатов. На каждом этапе есть лицо, принимающее решения - ЛПР. ЛПР контролирует выполнение проекта на данном этапе и принимает решение о переходе на следующий.

Проекты включают 4 этапа:

1. Предпроектная проработка
2. Подготовка проекта
3. Инициация
4. Запуск проекта
5. Реализация
6. Работа над реализацией проекта
7. Завершение
8. Завершение проекта

Этапы разделяются точками принятия решений, которые помогают управлять проектом. В конце последнего этапа проекта должны быть получены все результаты.

Для эффективного управления проектом на каждом этапе нужно выполнить определенные действия, как показано на этой схеме. Они описываются в документах, разработанных лицами, ответственными за конкретный этап.

Процессы:

1. Проработка проектной инициативы
2. Запуск проекта
3. Планирование
4. Оперативное управление
5. Мониторинг и контроль
6. Анализ и внесение изменений
7. Закрытие проекта

ЛПР:

• Комиссия для рассмотрения инициатив
• Программный комитет
• Координатор политики / директор департамента, программный комитет
• Программный комитет

Субъекты:

• Инициатор
• Руководитель проекта
• Проектная команда
• Проектная команда
• Руководитель проекта
• Координатор политики / директор департамента
• Руководитель проекта