Система 5S: Эффективный Метод Организации Рабочего Пространства

Система 5S представляет собой мощный инструмент для обеспечения бережливого производства и рационализации рабочего места. Разработанная в послевоенные годы японским автогигантом Toyota, эта производственная система (Toyota Production System, TPS) позволила компании занять лидирующие позиции на мировом рынке.

Впоследствии, американские менеджеры проинтерпретировали и адаптировали ее, назвав «бережливым производством» (lean production, lean manufacturing). Простота системы, высокая эффективность и четкие алгоритмы внедрения сделали ее одной из наиболее популярных систем в настоящее время, особенно на высококонкурентных и высокотехнологичных рынках. Одним из самых эффективных инструментов бережливого производства стала система 5S.

5S - это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов (five steps). Это не просто «стандартизация уборки», а целая философия экономного, успешного и бережливого производства. Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны и представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом.

Как работает система 5S и как ее внедрить на предприятии

Принципы системы 5S

Концепция бережливого производства тесно связана с мерами по охране труда и представляет собой «мягкие» способы обеспечения безопасных условий труда. Это достигается через внедрение идеологии безопасного поведения и оптимальной организации рабочих процессов на производстве или в офисе.

В соответствии с концепцией бережливого потребления, всю деятельность предприятия можно оценить с точки зрения ценности для потребителя. Выделяют операции и процессы, ценные для потребителя, и те, которые не представляют никакой ценности. Все, что не представляет ценности для потребителя, является ущербом и для потребителя, и для компании, и должно быть устранено из рабочего процесса предприятия.

Система организации рабочего пространства 5S представляет собой пошаговый алгоритм создания наиболее удобного и эффективного рабочего места. Она направлена на поддержание порядка и укрепление дисциплины.

С точки зрения производства, система помогает улучшать качество продукции и снижать количество дефектов. С точки зрения охраны труда, система позволяет оптимизировать работу сотрудников, повысить производительность труда, сделать работу психологически и физически комфортной и безопасной.

Пять шагов системы 5S

Мероприятия, лежащие в основе 5S, абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Рассмотрим каждый из пяти шагов подробнее.

Шаг 1: Сортировка (Сэири)

Этот шаг подразумевает четкое разделение вещей и предметов, находящихся на рабочем месте, на нужные, нужные иногда и ненужные. На рабочем месте должны остаться только те предметы и документы, которые используются в работе.

Задача: Чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне.

Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать.

Шаг 2: Соблюдение порядка (Сэитон)

Здесь важно четко определить места для каждого инструмента, приспособления, предмета или документа на рабочем месте сотрудника. Для определения места используются принципы эргономики, например, справа на столе должны лежать те предметы, которые человек берет правой рукой, в нижних ящиках - те предметы, которые человек использует реже и т.д.

Задача: Аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным.

Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах.

Данный принцип призван экономить время, умственные и эмоциональные усилия сотрудника, а также обеспечивать безопасность сотрудника на производстве.

Шаг 3: Содержание в чистоте (Сэисо)

Этот шаг предполагает, что на рабочем месте должна поддерживаться постоянная чистота. На производственных участках рабочее пространство делится на зоны, для каждой из которых устанавливается точное время уборки и проверки.

Задача: Обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.

Данный принцип должен обеспечить минимизацию ошибок, дефектов на производстве, а также создать приятную для сотрудника рабочую атмосферу.

Ожидаемые эффекты от проведения мониторинга потенциальных источников загрязнения:

• Сокращение простоев из-за неисправности оборудования и механизмов.
• Улучшение санитарно-гигиенических условий труда.
• Сокращение аварий из-за неисправности оборудования и механизмов.
• Предупреждение аварий, пожаров, несчастных случаев и т.д.

Шаг 4: Стандартизация (Сэикэцу)

Он заключается в создании инструкций, схем, планов, описаний по «сортировке», «порядку» и «чистоте».

Задача: Поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании.

Шаг 5: Совершенствование (Сицукэ)

Процесс использования системы 5S зацикливается посредством развития самодисциплины у сотрудников, доведения навыков управления своим рабочим местом до автоматизма и совершенствования системы управления рабочим местом.

Задача: Формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Реализация данного принципа включает в себя обучение сотрудников (тренинги, игры, использование очков виртуальной реальности для симуляции рабочих процессов), проведение регулярных аудитов рабочего пространства, постоянный поиск возможных оптимизаций. В случае травматизма на производстве, несчастных случаев, ошибок в рабочем процессе пересматривается вся система организации рабочего пространства.

В некоторых компаниях принято делать фотографии или видео «до» и «после» усовершенствования рабочего места, даже если это всего лишь изменение порядка, в котором стоят папки с документами или изменение цвета стикеров для записей на рабочем столе.

Внедрение системы 5S

Для успешного внедрения системы 5S необходимо выбрать подходящий подход и разработать план действий.

Выбор подхода к внедрению системы 5S

Существует два основных подхода к внедрению системы 5S:

• «Европейский подход» предполагает, что предприятие приглашает специалиста или консалтинговую группу, которые внедряют, по крайней мере, четыре первых шага системы, а работникам остается только поддерживать систему. Данный подход довольно дорог и, как правило, не дает устойчивых результатов, хоть и позволяет внедрить систему довольно быстро.
• «Восточный подход» предполагает обучение сотрудников, разъяснение сути системы, целей и тех позитивных изменений на предприятии, которые принесет внедрение системы. Далее работникам предоставляется возможность самими организовать рабочие места, а менеджеры предприятия осуществляют текущие консультации работников, контроль и поощрения.

Этапы внедрения системы 5S

1. Создать рабочую группу. Ее возглавляет руководитель предприятия и входят ключевые специалисты из каждого отдела, цеха, участка и т.д. Для начала система может быть внедрена не во всем предприятии, а на «пилотных» участках, но в любом случае, руководители предприятия должны принимать участие в реализации системы.
2. Разработка годового плана (дорожной карты) внедрения системы 5S на предприятии.
3. Объявление всем сотрудникам предприятия о начале кампании по внедрению системы 5S. Это важный шаг, снимающий большую часть психологической нагрузки и сопротивления сотрудников введению новой системы организации труда.
4. Обучение принципам бережливого производства и системы 5S всех сотрудников предприятия или пилотного участка, вовлеченного в проект. Наиболее бюджетным является «каскадный» метод обучения - сначала обучаются члены рабочей группы и руководители участков, потом они обучают своих подчиненных.
5. Шаг 1. Сортировка. Разделите предметы на нужные и ненужные и удалите ненужные. Задачей является научиться определять, видеть и удалять из производственного и управленческого процесса ненужные предметы, делать это постоянно, регулярно, по определенным выработанным правилам.
6. Шаг 2. Соблюдение порядка. Все отобранные предметы разместите в строго определенном и зафиксированном порядке таким образом, чтобы время на их поиск и использование занимало минимум времени и усилий сотрудника. Местоположение предметов фиксируется с помощью разметки, указателей, табличек, карточек, схем и других средств визуализации. Главная задача - обеспечить быстрый, легкий, безопасный доступ к нужным и иногда нужным предметам, а также эстетичность производственной и рабочей среды.
7. Шаг 3. Содержание в чистоте. Постоянно поддерживайте рабочие места и предметы в чистоте и постоянной готовности к использованию. Каждый сотрудник должен иметь четкие инструкции по периодичности, методам уборки и методам контроля уборки.
8. Шаг 4. Стандартизация. Создайте инструкции по сортировке и размещению предметов, уборке рабочего пространства, мерам контроля и поощрения.
9. Шаг 5. Совершенствование. Каждый из сотрудников несет ответственность за постоянное использование принципов 5S и постоянное улучшение своего рабочего пространства. Аудит, анализ достигнутых за год результатов и составление нового плана применение уже внедренной системы 5S.

Проблемы при внедрении системы 5S

В то же время, при внедрении системы 5S, российские предприятия сталкиваются с двумя основными проблемами: сопротивление сотрудников нововведениям и недостаточная вовлеченность руководства во внедрение системы на предприятие.

Внедрение любых нововведений в рабочий процесс всегда является стрессом для сотрудников и вызывает осознанное или неосознанное сопротивление, поэтому внедрение системы 5S часто сталкивается с недовольством и страхами сотрудников.

Очевидно также, что российский, японский, американский менталитеты различаются и сотрудники российских предприятий не видят смысла работать на «цели компании» и увеличивать прибыль, поскольку воспринимают коллективные цели только как обогащение руководства компании. Многих сотрудников пугают возможные сокращения, рост ответственности, необходимость тратить время на обучение, тренинги, совещания (особенно при сдельной оплате труда).

Еще более важным и рискованным с точки зрения внедрения системы 5S является отношение руководства предприятия к данной затее. Многие предприятия отказываются от внедрения системы, считая ее просто модной, «раскрученной» западной идеей, не применимой в российских условиях. Отсутствие адаптации этой системы к условиям конкретного предприятия и к традициям, нормам конкретного коллектива, особенно если для внедрения системы привлекаются внешние консультанты и контролеры - тоже сводят усилия на нет.