Учет спецодежды в 1С:Бухгалтерия 8.3: Подробное руководство

Учет спецодежды в 1С 8.3 полностью автоматизирован, но с началом применения ФСБУ 5/2019 бухгалтерский учет спецодежды изменился. С 01.01.2022 года учет спецодежды регламентируется сразу двумя ФСБУ: ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020.

Рассмотрим основные аспекты учета спецодежды в программе 1С:Бухгалтерия 8.3.

Учет спецодежды в 1С:Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция

Классификация спецодежды в целях учета

В зависимости от срока эксплуатации и стоимости, спецодежда может учитываться по-разному:

1. Спецодежда, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев и стоимостью меньше установленного лимита в организации, учитывается в составе запасов (ФСБУ 5/2019). Стоимость такой спецодежды в полном объеме включается в состав материальных расходов на дату ее передачи в эксплуатацию в БУ и НУ. Для контроля за ее сохранностью такая спецодежда учитывается на забалансовом счете.
2. Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 либо на основании рекомендации Фонда «НРБУ «БМЦ» Р-100/2019-КпР, организация может принять решение не применять ФСБУ 6/2020 в отношении спецодежды, срок эксплуатации которой больше 12 месяцев, но ее стоимость меньше лимита, установленного в организации и меньше 100000,00 рублей в НУ. Такая спецодежда может учитываться в составе малоценного оборудования и запасов. Стоимость такой спецодежды в БУ списывается на расходы в момент принятия к учету, в НУ - при передаче в эксплуатацию. Для такой спецодежды также должен быть организован забалансовый учет (абз. 2 п. 5 ФСБУ 6/2020).
3. Спецодежда, срок эксплуатации которой превышает 12 месяцев, стоимостью выше установленного лимита в организации и свыше 100000,00 рублей в НУ - в составе основных средств (ФСБУ 6/2020). Стоимость спецодежды, учитываемой по правилам ФСБУ 6/2020, амортизируется в течение срока полезного использования в БУ и НУ. Такая спецодежда учитывается на счете 01 в составе основных средств организации. Данный пункт в этой статье рассматривать не будем.

Для наглядности представим информацию в виде таблицы:

Критерий	Учет в составе запасов (ФСБУ 5/2019)	Учет в составе малоценного оборудования и запасов (ФСБУ 6/2020)	Учет в составе основных средств (ФСБУ 6/2020)
Срок эксплуатации	Не более 12 месяцев	Более 12 месяцев (но можно учитывать как запасы)	Более 12 месяцев
Стоимость	Меньше установленного лимита	Меньше установленного лимита и 100 000 руб. в НУ	Выше установленного лимита и 100 000 руб. в НУ
Списание стоимости	В момент передачи в эксплуатацию (БУ и НУ)	В момент принятия к учету (БУ), при передаче в эксплуатацию (НУ)	Амортизация в течение срока полезного использования (БУ и НУ)
Забалансовый учет	Обязателен	Обязателен	Не требуется

Настройка программы 1С:Бухгалтерия 8.3

Для правильного учета спецодежды необходимо выполнить следующие настройки в программе:

1. Настройка способа погашения стоимости спецодежды в НУ (Главное - Налоги и отчеты - Налог на прибыль). При установке галочки в поле «Единовременно» программа сразу будет списывать стоимость спецодежды на затраты при передаче ее в эксплуатацию, независимо от настроек в БУ. Если установить галочку в поле «Указывается при передаче в эксплуатацию», то способ погашения стоимости спецодежды указывается непосредственно в документе «Передача материалов в эксплуатацию». К выбору доступны три способа: линейный, погашать стоимость при передаче в эксплуатацию, пропорционально объему продукции (работ, услуг).
2. Проверка настройки срока полезного использования спецодежды (Главное - Функциональность - Запасы). Если флажок установить, то в программе будет доступен справочник «Назначения использования спецодежды». В этом случае срок использования спецодежды можно указать как в самой номенклатуре при ее создании, так и в документе «Передача материалов в эксплуатацию». Если флажок снят, то срок использования спецодежды устанавливается непосредственно в справочнике «Номенклатура».

В данной статье эта галка убрана для демонстрации самого простого учета спецодежды.

Учет спецодежды со сроком полезного использования до 12 месяцев

Рассмотрим учет спецодежды, срок полезного использования которой не превышает 12 месяцев.

1. Поступление спецодежды

Оформляется документом "Поступление (акт, накладная, УПД)" (раздел "Покупки"). В колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" приобретенную для производственных целей спецодежду (вид номенклатуры - "Спецодежда (применяется до 2022 года)"); проверьте, что в колонке Счет учета установлен счет 10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе"; заполните остальные колонки - укажите количество, цену, ставку НДС.

2. Передача спецодежды в эксплуатацию

Оформляется документом "Передача материалов в эксплуатацию" (раздел "Склад"). По кнопке Добавить заполните табличную часть документа: выберите передаваемую спецодежду, ее количество, получателя спецодежды и Способ отражения расходов (счет затрат, соответствующую аналитику). В колонке Счет учета проверьте автоматически заполненный счет (10.10).

После проведения документа смотрим проводки. Мы видим, что и в БУ и в НУ вся стоимость спецодежды списалась на затраты единовременно. Также документ сформирует проводку на забалансовом счете МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации».

Количество по нормативу выдачи - информативное поле, используется только для заполнения графы Количество в документе Передача материалов в эксплуатацию. Назначение использования в 1С задается отдельно для каждой номенклатурной позиции спецодежды.

Пример:

05 июля Организация приобрела спецодежду: халат хозяйственный женский "Сафари" - 1 шт. стоимостью 885 руб. (в т. ч. НДС). Халат хозяйственный женский "Сафари" выдан сотруднику 20 августа. Согласно учетной политике способ погашения стоимости спецодежды установлен для НУ и БУ - линейный. Срок использования - 5 месяцев. Аналогично осуществляется погашение стоимости за следующие месяцы до ее полного погашения.

Документ Возврат материалов из эксплуатации в 1С используйте только, если возвращаемая спецодежда пригодна для дальнейшей эксплуатации.

Учет спецодежды со сроком полезного использования свыше 12 месяцев

1. Поступление спецодежды

Оформляется документом "Поступление (акт, накладная, УПД)" (раздел "Покупки"). В поле «Счет учета» у нас автоматически подставляется счет затрат (основной счет затрат, который указан в учетной политике), т.к.