Что такое тендер: Полное руководство для начинающих

В современном деловом мире тендер - это способ закупки продукции или услуг по принципам открытой конкуренции. Само слово “тендер” происходит от английского слова tender или to tend - обслуживать. Чаще всего его проводят крупные компании для закрытия сделок на большие суммы.

В российском законодательстве термина “тендер” как такового, не существует. Тем не менее, это широко используемое понятие, обозначающее конкурсный отбор поставщиков.

Организацией тендеров занимаются заказчики. Заказчик объявляет о том, что нуждается в некотором товаре или услуге, и определяет условия, которым этот товар или услуга должны соответствовать. Реализацией тендеров занимаются поставщики. Компании-участники тендера составляют коммерческие предложения по этому запросу, делают презентации, предоставляют необходимые документы, т.е. совершают покупку в деловом мире, которая отличается от привычного нам процесса покупки в магазине или интернете.

Кто может быть заказчиком?

Право на проведение закупок имеют госкомпании, частные предприятия.

• К госструктурам относятся государственные и муниципальные организации, бюджетные организации. Например, научно-исследовательский институт, мэрия, больница, школа и т.д.
• Компании с государственным участием - это организации, доля государственного участия в которых составляет не менее 50%.
• Частные организации - это компании и организации, в которых государственного участия нет. Любая фирма (АО, ООО, ИП) или негосударственное объединение, например, НПО, может организовать тендер. Такой тендер называется коммерческим.

Кто может участвовать в тендерах?

Участвовать в тендерах могут индивидуальные предприниматели, самозанятые, физлица, общества с ограниченной ответственностью. Ограничение для участия - наличие разрешительной документации.

Виды тендеров

Тендеры классифицируются по разным критериям, включая количество этапов и формат проведения.

По количеству этапов тендеры бывают:

• Одноэтапные
• Двухэтапные: Двухэтапные тендеры занимают больше времени. На первом этапе собираются заявки, и из общего числа отбирается несколько подходящих.

По формату проведения выделяют следующие виды тендеров:

• Аукцион: Они бывают открытого и закрытого типа. Компания-организатор устанавливает изначальную цену контракта, участники предлагают стоимость ниже.
• Конкурс: Как и при запросе котировок, поставщики предлагают цены вслепую. Но на итог влияет не только стоимость.
• Запрос котировок: Организатор тендера запрашивает предложения у подрядчиков, после чего выбирает заявку с самой низкой ценой. Запрос котировок проходит вслепую, а цену изменять или предлагать другую, не разрешается. Стоимость заключенного контракта в таком тендере не должна превышать 3 000 000 рублей. Формат для некрупных закупок.
• Запрос предложений: Отличается от запроса котировок тем, что нет лимита на сумму контракта.
• Тендер с одним поставщиком: Такую закупку делают, например, когда в данном регионе есть только один производитель или поставщик необходимого товара.
• Специализированные: В таких тендерах могут принять участие только компании, которые соответствуют определенным критериям.

По типу заказчика выделяют:

• Госзакупки: Тендеры муниципальных предприятий. Их полностью финансирует государство, процедуры регулируются 44-ФЗ.
• Закупки на внебюджетные средства: Торги компаний с госучастием. Участие в них регулируется федеральным законом 223-ФЗ. 223-ФЗ - один из главных документов, определяющих работу системы закупок. Тендеры для компаний с государственным участием имеют свое второе название - закупки отдельных видов юридических лиц.
• Коммерческие тендеры: Торги крупных негосударственных компаний, которые сами устанавливают условия закупки, оплачивают контракт. Основное отличие коммерческих от других видов закупок - они проходят по правилам участия в тендерах, установленным компанией-организатором. Чаще всего частные компании проводят открытые закупки во всех форматах. Иногда необходимо пройти предварительный отбор.

Как участвовать в тендерах: пошаговая инструкция

Преимущества участия в тендерах

Для молодой компании или растущего бизнеса тендеры - это самый простой способ встретить проверенного заказчика. Кстати, не менее 25% госзакупок, согласно действующему законодательству, обязательно должны быть отданы малому бизнесу и социально ориентированным предприятиям.

Выгода от участия в тендерах:

• Возможность получить крупный заказ.
• Рост доходов.
• Прозрачность и минимум рисков.
• Вы получаете опыт, растет профессионализм вашей компании.
• Рост репутации.
• Новые бизнес-контакты.

Торговые площадки дают всю необходимую для заключения контракта информацию.

Главное преимущество коммерческих торгов - менее высокие требования. Чтобы участвовать в госзакупках, необходимо иметь большой опыт в своей сфере. Для участия в коммерческих это необязательное условие. Другой плюс - упрощенная процедура регистрации и подачи заявки на участие в тендере. Иногда предпринимателю даже не нужно оформлять электронную подпись, предоставлять обеспечение. Также важно, что ответственность участников коммерческих торгов меньше. За отказ от контракта в случае победы исполнителя не вносят в реестр недобросовестных поставщиков.

К другим преимуществам относятся получение надежных заказчиков, весомое дополнение в портфолио, расширение географии, отсутствие необходимости вкладывать большие бюджеты в продвижение своей компании.

Как начать участвовать в торгах: Пошаговая инструкция

Чтобы начать участвовать в тендерах, необходимо выполнить несколько шагов:

1. Оформите электронную подпись: Для совершения сделок на ЭТП необходимо использовать цифровую подпись (ЭЦП). Именно она придает всем документам юридическую силу, позволяет идентифицировать заказчиков и исполнителей. Для оформления электронной подписи предпринимателям нужно подготовить паспорт, выписки и ФНС, ЕГРИП. После этого ЭЦП предоставляют в удостоверяющий центр выбранной торговой площадки.
2. Пройдите аккредитацию на ЭТП: Тендерные предложения размещают на электронных торговых площадках. Для негосударственного сектора в России сейчас работает более 200 таких площадок. Для того чтобы искать закупки на площадке, на ней нужно пройти процедуру регистрации. Она обычно несложная, и не составляет особых проблем. Заполните анкету, заявку на открытие счета на ЭТП, приложите все запрашиваемые документы для участия в тендере. После этого установите необходимое для дальнейших торгов программное обеспечение. На рассмотрение заявления обычно уходит не более 5 дней. После проверки предприниматель получает доступ к закупкам.
3. Откройте спецсчет: Компании, планирующие участие в закупках, должны иметь специальный счет. Специальный банковский счет нужен, чтобы вносить на него средства для обеспечения заявок. После отправки заявки на спецсчете замораживается нужная сумма. После закрытия торгов банк разблокирует деньги. Для обеспечения заявки можно воспользоваться банковской гарантией. В этом случае заявку обеспечивает банк.
4. Выберите тендер: Найти подходящие коммерческие закупки сложнее, чем государственные. Компании без госучастия имеют право размещать информацию о торгах на большом количестве площадок. После регистрации следует воспользоваться фильтрами, которые предоставляют площадки для того чтобы определить регион, в котором вы хотите искать тендеры, а также запустить поиск по названию закупки, по номеру или идентификационному коду закупки. Для поиска используйте следующие методы:
   • Ручной. Подходит некрупным поставщикам, которые редко участвуют в тендерах.
   • С помощью специальных программ, сервисов. Они бывают платными и бесплатными. Такой способ быстрее, подходит предпринимателям, которые принимают участие в закупках регулярно.
   • С помощью сторонних компаний. В этом случае предпринимателю придется предоставить данные о компании посторонним людям, разрешить им доступ к торгам.
5. Подготовьте заявку: Компании-организаторы сами устанавливают форму подачи заявки, подготавливают инструкцию по ее заполнению, список необходимых документов. Стандартная заявка включают в себя наименование компании, ее контактные данные, паспортные данные предпринимателя, выписку из ЕГРИП, предложение поставщика по цене контракта, срокам его исполнения и другим условиям. Перечень дополнительных документов в каждом коммерческом тендере отличается. Заявка подается вместе с определенным пакетом документов. для физических лиц (а они тоже могут принимать участие в коммерческих тендерах) - Ф. И. документы, подтверждающие вашу квалификацию и что вы соответствуете требованиям организатора.
6. Дождитесь окончания торгов: Если вы не выиграли конкурс или аукцион, банк разблокирует замороженную сумму обеспечения. После этого можно подавать заявку на участие в других тендерах. Если вы выиграли, заказчик предлагает заключить контракт. После подписания договора поставщик обязан предоставить обеспечение контракта.

Что нужно учитывать при выборе тендера и во время торгов

Перед подачей заявки на участие в закупке важно подробно ознакомиться с условиями, которые выдвигает заказчик. Необходимо оценить, насколько безопасно и прибыльно для бизнеса участие в коммерческом тендере. Чтобы не столкнуться с мошенниками, нужно проверить данные заказчика на сайте ФНС, в Едином реестре сведений о банкротстве.

Важно помнить, что частные компании, которые размещают коммерческие тендеры, сами устанавливают правила проведения торгов. Они могут отказаться от закупки в последний момент, выдвинуть особые требования к документам, квалификации, если это прописано в правилах организации.

Подавайте заявку на участие в тендере только после оценки надежности будущего заказчика, условий сделки, суммы обеспечения заявки и контракта, сроков исполнения требуемых работ.

Попадание в РНП - страшный сон для компаний, участвующих в закупках. О том, какие ошибки могут стать причиной отказа от участия в тендере, мы уже писали в одной из наших статей. Конечно это не все ошибки, из-за которых вам могут отказать в участии в тендере.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Что значит «участвовать в тендере»?
Это значит участвовать в конкурсе на предоставление товаров или услуг, который организуют государственные или частные компании.

Может ли ИП участвовать в тендерах?
Да.

Выгодно ли участвовать в тендерах?
Да, если предприниматель заранее рассчитал свои возможности. При правильном подходе поставщик заключает выгодные сделки с проверенными заказчиками, расширяет географию поставок, повышает свою репутацию.

Как участвовать в тендерах начинающему ИП?
Оформить электронную подпись, открыть спецсчет, пройти регистрацию на торговой площадке, подготовить требуемые документы.

Какие документы нужны для участия в тендерах?
Их перечень зависит от условий, установленных компанией-организатором.

Сколько стоит участие в тендерах?
Стоимость участия - сумма обеспечения заявки.